Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Urlaub für MFA und Ihr Praxisteam zentral verwalten – per App, Web oder Terminal.
30 Tage kostenlos testen. Ohne Kreditkarte.
Keine Kreditkarte erforderlich
Persönlicher Support aus Chemnitz
Hosting in Deutschland
* Bei jährlicher Abrechnung. Details im Preisrechner.
Für kleine Teams und wachsende Praxen
Web, Smartphone und Terminal
Zentrale Verwaltung
PraxisALLTAG
In einer Arztpraxis treffen unterschiedliche Beschäftigtengruppen, Arbeitszeiten und organisatorische Anforderungen aufeinander. Eine zentrale Zeiterfassung schafft Überblick und reduziert manuelle Arbeit.
MFA arbeiten häufig mit unterschiedlichen Wochenstunden und Arbeitstagen. Individuelle Sollzeiten und Arbeitszeitmodelle lassen sich zentral verwalten.
Die letzte Behandlung dauert länger oder nach Sprechstundenende fallen noch Aufgaben an? Tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und zusätzliche Stunden bleiben nachvollziehbar.
Gerade bei kleinen Teams wirken sich Urlaub und Krankheit unmittelbar auf den Praxisbetrieb aus. Abwesenheiten werden zentral verwaltet und bleiben für die Planung übersichtlich.
Statt Stundenzetteln, Excel-Listen oder manuellen Aufzeichnungen erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit per Web, App oder Terminal.
Auch Arztpraxen müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Das betrifft beispielsweise MFA, angestellte Ärzte, Auszubildende und weitere Mitarbeitende der Praxis.
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden. Dadurch lässt sich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachvollziehen.
Die Zeiterfassung schafft eine nachvollziehbare Grundlage für die tägliche Arbeitszeit und zusätzlich geleistete Stunden.
Die Pflicht betrifft grundsätzlich auch Beschäftigte mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen – beispielsweise MFA in Vollzeit oder Teilzeit.
Mit timatra lassen sich Arbeitszeiten zentral per Web, App oder Terminal erfassen und von der Praxisleitung übersichtlich verwalten.
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen.
EINFACH IM PRAXISALLTAG
Vom Arbeitsbeginn bis zur Auswertung: timatra bildet die Zeiterfassung Ihres Praxisteams in einem zentralen System ab.
Zeiterfassung per Web, App oder Terminal
Sollzeiten und Arbeitszeitkonten zentral auswerten
Urlaub und Abwesenheiten gemeinsam verwalten
Geeignet für unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
Passende Funktionen
Wählen Sie die Erfassungswege und Funktionen, die zu Ihrer Praxis und Ihren Mitarbeitenden passen.
Beginn und Ende der Arbeitszeit einfach erfassen und zentral auswerten.
Arbeitszeiten direkt an einem zentralen Gerät in der Praxis buchen.
Zeiten bei Bedarf auch bequem über Smartphone oder Tablet erfassen.
Urlaubsanträge digital verwalten und genehmigte Abwesenheiten überblicken.
Krankheit und weitere Abwesenheitsarten zentral dokumentieren.
Sollzeiten, Istzeiten und Arbeitszeitkonten übersichtlich nachvollziehen.
* Auswertungen sind als kostenpflichtiges Zusatzmodul erhältlich. Weitere optionale Module: digitale Personalakte, Schichtplanung und Projektzeiterfassung. Preise und Module ansehen.
timatra begleitet die Arbeitszeiterfassung durch den gesamten Praxisalltag – vom Arbeitsbeginn am Empfang über mobile Einsätze bis zur zentralen Kontrolle und Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten.
Morgens am Empfang
MFA, Ärzte und weitere Beschäftigte erfassen Beginn, Pausen und Ende ihrer Arbeitszeit direkt am gemeinsamen Terminal. Je nach eingesetztem Terminal kann die Buchung bequem über einen persönlichen RFID-Transponder erfolgen.
Unterwegs & bei Hausbesuchen
Sind Beschäftigte unterwegs oder nicht dauerhaft am Praxisstandort tätig, können Arbeitszeiten über die timatra App oder direkt im Web erfasst werden. Die Buchungen fließen in dieselbe zentrale Zeiterfassung ein.
Übersicht für das Praxismanagement
Verantwortliche sehen Arbeitszeiten, fehlende oder auffällige Buchungen, Überstunden, Urlaubsanträge und Abwesenheiten zentral im System. Korrekturen können entsprechend der vergebenen Rollen und Berechtigungen vorgenommen werden.
Vorbereitung der Abrechnung
Erfasste Arbeitszeiten können aus timatra als Excel-Datei im XLSX-Format exportiert werden. Für bestimmte Prozesse stehen zusätzlich CSV-basierte Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Die Daten können anschließend für Auswertungen oder weitere Abrechnungsprozesse verwendet werden.
Bei der digitalen Arbeitszeiterfassung werden personenbezogene Beschäftigtendaten verarbeitet. timatra unterstützt Arztpraxen deshalb mit klaren Zugriffsrechten, einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und verschiedenen Möglichkeiten für Betrieb und Datenhaltung.
Für Zeiterfassung und Personalprozesse verarbeitet timatra personenbezogene Daten wie Mitarbeitendendaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Berechtigungen. Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von den in Ihrer Praxis genutzten Funktionen und Einstellungen ab.
Der Zugriff auf Daten lässt sich über Rollen und Berechtigungen steuern. Mitarbeitende, Verantwortliche und Administratoren können dadurch unterschiedliche Ansichten und Zugriffsrechte erhalten – passend zu ihren jeweiligen Aufgaben innerhalb der Praxis.
Bei der SaaS-Nutzung verarbeitet timatra Daten im Auftrag
Ihrer Praxis. Die dafür vorgesehene Vereinbarung zur
Auftragsverarbeitung regelt unter anderem Verantwortlichkeiten,
Weisungen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie
den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ansehen
Für die SaaS-Infrastruktur bestehen technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherung und Wiederherstellung. Dazu gehören dokumentierte Backup- und Wiederherstellungsverfahren sowie Maßnahmen zum Schutz vor unbeabsichtigtem Verlust oder Löschen von Daten.
Nach Vertragsende bleiben personenbezogene Daten grundsätzlich für bis zu 30 Tage in einem eingeschränkten Lesezugriff verfügbar. In dieser Zeit können Daten – soweit vorgesehen – exportiert oder deren Herausgabe verlangt werden. Anschließend können die Daten gemäß der Vereinbarung gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Nicht jeder Nutzer benötigt Zugriff auf sämtliche Personaldaten. timatra ermöglicht die organisatorische Trennung regulärer Nutzer- und administrativer Rechte, sodass Zugriffe entsprechend den Aufgaben innerhalb der Praxis vergeben werden können.
Je nach technischen und organisatorischen Anforderungen kann timatra als gehostete SaaS-Lösung oder als On-Premise-Installation eingesetzt werden.
timatra wird für Sie betrieben und auf Servern in Deutschland gehostet. Betrieb und zentrale Updates werden übernommen. Die Zeiterfassung kann per Web, App und Terminal genutzt werden.
Auf Wunsch kann timatra auf eigener beziehungsweise individuell abgestimmter Infrastruktur betrieben werden. Technische Voraussetzungen und Betrieb werden im Vorfeld gemeinsam abgestimmt.
Hinweis zur mobilen App: Bei einer On-Premise-Installation steht die mobile timatra App derzeit nicht zur Verfügung.timatra kann DSGVO-konform eingesetzt werden, wenn die Software passend eingerichtet wird und die internen Datenschutzprozesse Ihrer Praxis berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere angemessene Rollen und Berechtigungen sowie ein geregelter Umgang mit personenbezogenen Beschäftigtendaten.
HÄUFIGE FRAGEN AUS DEM PRAXISALLTAG
Von der kleinen Praxis bis zum wachsenden Team: Hier finden Sie Antworten zu Kosten, Erfassungswegen und dem Einstieg mit timatra.
Sie können timatra 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Für die dauerhafte Nutzung ist timatra kostenpflichtig. Der Preis richtet sich nach Nutzerzahl, Abrechnung und gewählten Zusatzmodulen. Im Preisrechner finden Sie die Kosten für Ihr Praxisteam. So können Sie vor der Entscheidung prüfen, ob die Lösung zu Ihren Abläufen passt.
Ja. Auch kleine Praxisteams können Arbeitszeiten, Pausen, Urlaub und Abwesenheiten zentral verwalten. Ihre Mitarbeitenden buchen per Web, App oder Terminal. Legen Sie zunächst die Teammitglieder und ihre Arbeitszeitmodelle an und testen Sie den Ablauf gemeinsam im Praxisalltag.
MFA, angestellte Ärztinnen und Ärzte sowie weitere Beschäftigte erfassen Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Individuelle Wochenstunden und Arbeitstage lassen sich über Arbeitszeitmodelle abbilden. Damit bleiben auch bei unterschiedlichen Teilzeitmodellen die gebuchten Zeiten und Arbeitszeitkonten nachvollziehbar.
Sie wählen den Erfassungsweg passend zu Ihrer Praxis: ein gemeinsames Terminal vor Ort, den Webzugang oder die timatra App für iOS und Android. Die App eignet sich auch für Beschäftigte, die außerhalb der Praxis arbeiten, etwa bei Hausbesuchen. Bei einer On-Premise-Installation steht die mobile App derzeit nicht zur Verfügung.
Arbeitszeiten können an einem zentralen Terminal in der Praxis gebucht werden. Je nach eingesetztem Terminal ist die Buchung mit einem persönlichen RFID-Transponder möglich. Lassen Sie sich zur passenden Hardware beraten, bevor Sie sich für ein Terminal entscheiden.
Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten sowie Urlaub und weitere Abwesenheiten werden zentral verwaltet. Mitarbeitende können Urlaubsanträge digital einreichen, Verantwortliche prüfen und genehmigen sie. Schichtplanung und erweiterte Auswertungen sind als kostenpflichtige Zusatzmodule erhältlich.
Starten Sie mit dem kostenlosen Testzugang. Legen Sie Mitarbeitende, Arbeitszeitmodelle und Zugriffsrechte an und wählen Sie den gewünschten Erfassungsweg. Testen Sie anschließend gemeinsam Arbeitsbeginn, Pausen, Feierabend und einen Urlaubsantrag. Wie viel Zeit die Einrichtung benötigt, hängt von Teamgröße und Abläufen ab. Bei Fragen unterstützt Sie der persönliche Support aus Chemnitz.
Prüfen Sie timatra mit Ihrem Team im Alltag: Jetzt 30 Tage kostenlos testen.
Vorteile für Ihre Praxis
Weniger manuelle Listen, mehr Transparenz und eine gemeinsame Grundlage für die Organisation von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Einheitliche Zeiterfassung
Ein zentraler Ablauf schafft eine gemeinsame Grundlage für das gesamte Praxisteam.
Überstunden nachvollziehen
Arbeitszeitkonten und Abweichungen lassen sich transparenter verfolgen.
Urlaub besser koordinieren
Genehmigte Abwesenheiten sind zentral sichtbar und einfacher planbar.
Passend für Teilzeitmodelle
Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle können in einer gemeinsamen Lösung verwaltet werden.
Weniger manuelle Listen
Arbeitszeiten müssen nicht in mehreren Dateien oder Papierlisten zusammengeführt werden.
Mehr Transparenz
Praxisleitung und Mitarbeitende erhalten eine nachvollziehbare Grundlage für Arbeitszeiten.
Keine Kreditkarte erforderlich
30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte: Prüfen Sie mit Ihrem Team, wie Zeiterfassung, Pausen und Urlaubsanträge im Praxisalltag funktionieren.