Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten von MFA, angestellten Ärztinnen und Ärzten sowie Auszubildenden zentral verwalten – per App, Web oder Terminal. Einfach einrichten, 30 Tage kostenlos testen und keine Kreditkarte hinterlegen.
Keine Kreditkarte erforderlich
Persönlicher Support aus Chemnitz
Hosting in Deutschland
* Bei jährlicher Abrechnung. Details im Preisrechner.
Für kleine Teams und wachsende Praxen
Web, Smartphone und Terminal
Zentrale Verwaltung
In einer Arztpraxis treffen unterschiedliche Beschäftigtengruppen, Arbeitszeiten und organisatorische Anforderungen aufeinander. Eine zentrale Zeiterfassung schafft Überblick und reduziert manuelle Arbeit.
MFA arbeiten häufig mit unterschiedlichen Wochenstunden und Arbeitstagen. Individuelle Sollzeiten und Arbeitszeitmodelle lassen sich zentral verwalten.
Die letzte Behandlung dauert länger oder nach Sprechstundenende fallen noch Aufgaben an? Tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und zusätzliche Stunden bleiben nachvollziehbar.
Gerade bei kleinen Teams wirken sich Urlaub und Krankheit unmittelbar auf den Praxisbetrieb aus. Abwesenheiten werden zentral verwaltet und bleiben für die Planung übersichtlich.
Statt Stundenzetteln, Excel-Listen oder manuellen Aufzeichnungen erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit per Web, App oder Terminal.
Auch Arztpraxen müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Das betrifft beispielsweise MFA, angestellte Ärzte, Auszubildende und weitere Mitarbeitende der Praxis.
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden. Dadurch lässt sich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachvollziehen.
Die Zeiterfassung schafft eine nachvollziehbare Grundlage für die tägliche Arbeitszeit und zusätzlich geleistete Stunden.
Die Pflicht betrifft grundsätzlich auch Beschäftigte mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen – beispielsweise MFA in Vollzeit oder Teilzeit.
Mit timatra lassen sich Arbeitszeiten zentral per Web, App oder Terminal erfassen und von der Praxisleitung übersichtlich verwalten.
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen.
Vom Arbeitsbeginn bis zur Auswertung: timatra bildet die Zeiterfassung Ihres Praxisteams in einem zentralen System ab.
Zeiterfassung per Web, App oder Terminal
Sollzeiten und Arbeitszeitkonten zentral auswerten
Urlaub und Abwesenheiten gemeinsam verwalten
Geeignet für unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
Wählen Sie die Erfassungswege und Funktionen, die zu Ihrer Praxis und Ihren Mitarbeitenden passen.
Beginn und Ende der Arbeitszeit einfach erfassen und zentral auswerten.
Arbeitszeiten direkt an einem zentralen Gerät in der Praxis buchen.
Zeiten bei Bedarf auch bequem über Smartphone oder Tablet erfassen.
Urlaubsanträge digital verwalten und genehmigte Abwesenheiten überblicken.
Krankheit und weitere Abwesenheitsarten zentral dokumentieren.
Sollzeiten, Istzeiten und Arbeitszeitkonten übersichtlich nachvollziehen.
* Optional erweiterbar um kostenpflichtige Module: Digitale Personalakte, Schichtplanung und Projektzeiterfassung.
timatra begleitet die Arbeitszeiterfassung durch den gesamten Praxisalltag – vom Arbeitsbeginn am Empfang über mobile Einsätze bis zur zentralen Kontrolle und Weiterverarbeitung der Arbeitszeiten.
Morgens am Empfang
MFA, Ärzte und weitere Beschäftigte erfassen Beginn, Pausen und Ende ihrer Arbeitszeit direkt am gemeinsamen Terminal. Je nach eingesetztem Terminal kann die Buchung bequem über einen persönlichen RFID-Transponder erfolgen.
Unterwegs & bei Hausbesuchen
Sind Beschäftigte unterwegs oder nicht dauerhaft am Praxisstandort tätig, können Arbeitszeiten über die timatra App oder direkt im Web erfasst werden. Die Buchungen fließen in dieselbe zentrale Zeiterfassung ein.
Übersicht für das Praxismanagement
Verantwortliche sehen Arbeitszeiten, fehlende oder auffällige Buchungen, Überstunden, Urlaubsanträge und Abwesenheiten zentral im System. Korrekturen können entsprechend der vergebenen Rollen und Berechtigungen vorgenommen werden.
Vorbereitung der Abrechnung
Erfasste Arbeitszeiten können aus timatra als Excel-Datei im XLSX-Format exportiert werden. Für bestimmte Prozesse stehen zusätzlich CSV-basierte Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Die Daten können anschließend für Auswertungen oder weitere Abrechnungsprozesse verwendet werden.
Bei der digitalen Arbeitszeiterfassung werden personenbezogene Beschäftigtendaten verarbeitet. timatra unterstützt Arztpraxen deshalb mit klaren Zugriffsrechten, einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und verschiedenen Möglichkeiten für Betrieb und Datenhaltung.
Für Zeiterfassung und Personalprozesse verarbeitet timatra personenbezogene Daten wie Mitarbeitendendaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Berechtigungen. Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von den in Ihrer Praxis genutzten Funktionen und Einstellungen ab.
Der Zugriff auf Daten lässt sich über Rollen und Berechtigungen steuern. Mitarbeitende, Verantwortliche und Administratoren können dadurch unterschiedliche Ansichten und Zugriffsrechte erhalten – passend zu ihren jeweiligen Aufgaben innerhalb der Praxis.
Bei der SaaS-Nutzung verarbeitet timatra Daten im Auftrag
Ihrer Praxis. Die dafür vorgesehene Vereinbarung zur
Auftragsverarbeitung regelt unter anderem Verantwortlichkeiten,
Weisungen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie
den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ansehen
Für die SaaS-Infrastruktur bestehen technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherung und Wiederherstellung. Dazu gehören dokumentierte Backup- und Wiederherstellungsverfahren sowie Maßnahmen zum Schutz vor unbeabsichtigtem Verlust oder Löschen von Daten.
Nach Vertragsende bleiben personenbezogene Daten grundsätzlich für bis zu 30 Tage in einem eingeschränkten Lesezugriff verfügbar. In dieser Zeit können Daten – soweit vorgesehen – exportiert oder deren Herausgabe verlangt werden. Anschließend können die Daten gemäß der Vereinbarung gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Nicht jeder Nutzer benötigt Zugriff auf sämtliche Personaldaten. timatra ermöglicht die organisatorische Trennung regulärer Nutzer- und administrativer Rechte, sodass Zugriffe entsprechend den Aufgaben innerhalb der Praxis vergeben werden können.
Je nach technischen und organisatorischen Anforderungen kann timatra als gehostete SaaS-Lösung oder als On-Premise-Installation eingesetzt werden.
timatra wird für Sie betrieben und auf Servern in Deutschland gehostet. Betrieb und zentrale Updates werden übernommen. Die Zeiterfassung kann per Web, App und Terminal genutzt werden.
Auf Wunsch kann timatra auf eigener beziehungsweise individuell abgestimmter Infrastruktur betrieben werden. Technische Voraussetzungen und Betrieb werden im Vorfeld gemeinsam abgestimmt.
Hinweis zur mobilen App: Bei einer On-Premise-Installation steht die mobile timatra App derzeit nicht zur Verfügung.timatra kann DSGVO-konform eingesetzt werden, wenn die Software passend eingerichtet wird und die internen Datenschutzprozesse Ihrer Praxis berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere angemessene Rollen und Berechtigungen sowie ein geregelter Umgang mit personenbezogenen Beschäftigtendaten.
Weniger manuelle Listen, mehr Transparenz und eine gemeinsame Grundlage für die Organisation von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Einheitliche Zeiterfassung
Ein zentraler Ablauf schafft eine gemeinsame Grundlage für das gesamte Praxisteam.
Überstunden nachvollziehen
Arbeitszeitkonten und Abweichungen lassen sich transparenter verfolgen.
Urlaub besser koordinieren
Genehmigte Abwesenheiten sind zentral sichtbar und einfacher planbar.
Passend für Teilzeitmodelle
Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle können in einer gemeinsamen Lösung verwaltet werden.
Weniger manuelle Listen
Arbeitszeiten müssen nicht in mehreren Dateien oder Papierlisten zusammengeführt werden.
Mehr Transparenz
Praxisleitung und Mitarbeitende erhalten eine nachvollziehbare Grundlage für Arbeitszeiten.
Testen Sie timatra 30 Tage lang