FAQ
Häufige Fragen zur timatra Zeiterfassung
Antworten zu App, Web, Terminal, Preisen, SaaS, On-Premise, Datenschutz und Support.
Allgemeine Fragen zu timatra
Was ist timatra?
timatra ist eine Software für digitale Zeiterfassung und HR-Prozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Mitarbeitende können Arbeitszeiten per Web, App oder Terminal erfassen. Zusätzlich unterstützt timatra unter anderem bei Abwesenheiten, Urlaubsplanung, Projektzeitbuchungen, Schichtplanung und der digitalen Verwaltung von Personaldaten.
Für welche Unternehmen ist timatra geeignet?
timatra eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Personalprozesse digital verwalten möchten. Die Software kann in Büro, Verwaltung, Produktion, Handwerk, Service, Außendienst oder an mehreren Standorten eingesetzt werden.
Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung mit timatra?
Mit timatra ersetzen Unternehmen manuelle Stundenzettel, Excel-Listen oder papierbasierte Abläufe durch eine zentrale digitale Lösung. Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Auswertungen lassen sich übersichtlich verwalten. Dadurch werden Prozesse transparenter, einfacher nachvollziehbar und weniger fehleranfällig.
Ist timatra nur eine Zeiterfassung oder auch eine HR-Software?
timatra ist mehr als eine reine Zeiterfassung. Neben der Erfassung von Arbeitszeiten unterstützt die Software auch HR-nahe Prozesse wie Urlaubsplanung, Abwesenheitsverwaltung, Schichtplanung, Projektzeitbuchungen und digitale Personalverwaltung. Welche Funktionen genutzt werden, kann je nach Unternehmen individuell festgelegt werden.
Können kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden timatra nutzen?
Ja. timatra eignet sich auch für kleinere Unternehmen, die mit wenigen Mitarbeitenden starten möchten. Die Lösung kann flexibel nach Nutzeranzahl und benötigten Funktionen eingesetzt werden und später mit dem Unternehmen mitwachsen.
Wie schnell kann timatra eingeführt werden?
Die Einführung hängt vom gewünschten Umfang ab. Eine einfache Nutzung der digitalen Zeiterfassung kann in der Regel schnell starten. Wenn zusätzliche Module, Terminals, RFID-Reader, mehrere Standorte oder individuelle Prozesse eingebunden werden sollen, kann die Einrichtung gemeinsam geplant und begleitet werden.
Kann ich timatra kostenlos testen?
Ja. timatra kann 30 Tage kostenlos getestet werden. So können Unternehmen prüfen, ob die Software zu ihren Abläufen passt und welche Funktionen im Alltag benötigt werden.
Unterstützt timatra Unternehmen bei der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung?
timatra unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeiten digital, nachvollziehbar und strukturiert zu erfassen und zu dokumentieren. Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Arbeitszeiten können zentral erfasst und ausgewertet werden. Funktionen für Korrekturen, Berechtigungen und Auswertungen unterstützen Unternehmen bei der Organisation ihrer Arbeitszeiterfassung. Die konkrete Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung und die Einhaltung der jeweils geltenden rechtlichen und betrieblichen Anforderungen liegen beim Unternehmen.
Fragen zur Zeiterfassung
Wie funktioniert die Zeiterfassung mit timatra?
Mit timatra erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten digital per Web, App oder Terminal. Die erfassten Zeiten werden zentral gespeichert und können von berechtigten Personen eingesehen, geprüft und ausgewertet werden. So entsteht eine übersichtliche Grundlage für Verwaltung, Abwesenheiten, Auswertungen und interne Prozesse.
Können Mitarbeitende Arbeitszeiten per App, Web und Terminal erfassen?
Ja. timatra unterstützt die Zeiterfassung über verschiedene Wege. Mitarbeitende können Zeiten per Weboberfläche, mobiler App oder über ein Terminal erfassen. Dadurch eignet sich timatra sowohl für Büroarbeitsplätze als auch für Produktion, Lager, Werkstatt, Service oder mobile Mitarbeitende.
Können Pausen und Arbeitszeitunterbrechungen erfasst werden?
Ja. Pausen und Arbeitszeitunterbrechungen können in der Zeiterfassung berücksichtigt werden. Je nach Konfiguration lassen sich Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten nachvollziehbar dokumentieren und auswerten.
Können Überstunden mit timatra erfasst werden?
Ja. timatra kann Arbeitszeiten erfassen und dadurch auch Abweichungen von geplanten oder erwarteten Arbeitszeiten sichtbar machen. So können Überstunden, Minusstunden oder Auffälligkeiten besser nachvollzogen und intern geprüft werden.
Eignet sich timatra für mobile Mitarbeitende?
Ja. Durch die Nutzung per App oder Web eignet sich timatra auch für Mitarbeitende, die nicht dauerhaft an einem festen Arbeitsplatz arbeiten. Das kann zum Beispiel für Außendienst, Service, Handwerk, Baustellen, mobile Teams oder mehrere Standorte hilfreich sein.
Können Arbeitszeiten nachträglich korrigiert werden?
Nachträgliche Korrekturen sind je nach Berechtigung und Prozess vorgesehen. So lassen sich vergessene Buchungen oder fehlerhafte Zeiteinträge intern prüfen und korrigieren, ohne dass die Übersicht verloren geht.
Wer kann die erfassten Arbeitszeiten einsehen?
Der Zugriff auf Arbeitszeiten kann über Rollen und Berechtigungen gesteuert werden. Dadurch sehen Mitarbeitende, Führungskräfte oder Administratoren nur die Informationen, die für ihre Aufgaben vorgesehen sind.
Können Arbeitszeiten ausgewertet werden?
Ja. Erfasste Arbeitszeiten können in timatra ausgewertet werden. Unternehmen erhalten dadurch einen besseren Überblick über Anwesenheiten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und interne Auswertungen.
Unterstützt timatra eine nachvollziehbare Arbeitszeitdokumentation?
Ja. timatra hilft Unternehmen dabei, Arbeitszeiten digital, zentral und nachvollziehbar zu dokumentieren. Das reduziert manuelle Listen, erleichtert die Verwaltung und schafft eine bessere Grundlage für interne Prüfungen und Auswertungen.
App, Terminal und Hardware
Gibt es eine timatra App?
Ja. timatra kann über eine mobile App genutzt werden, damit Mitarbeitende Arbeitszeiten auch unterwegs oder außerhalb eines festen Arbeitsplatzes erfassen können. Das ist besonders hilfreich für mobile Teams, Außendienst, Service, Handwerk oder Mitarbeitende an wechselnden Einsatzorten.
Können Mitarbeitende Zeiten am Terminal buchen?
Ja. timatra kann mit Terminals genutzt werden, sodass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt vor Ort erfassen können. Das eignet sich besonders für Produktion, Lager, Werkstatt, Verwaltung oder Unternehmen mit festen Arbeitsplätzen und mehreren Mitarbeitenden.
Funktioniert timatra auch ohne Terminal?
Ja. Ein Terminal ist nicht zwingend erforderlich. Arbeitszeiten können auch per Weboberfläche oder App erfasst werden. Ein Terminal ist vor allem dann sinnvoll, wenn viele Mitarbeitende an einem festen Standort Zeiten buchen sollen.
Können RFID-Reader oder Karten genutzt werden?
Ja. Je nach Einrichtung können RFID-Reader oder Karten zur Zeiterfassung am Terminal genutzt werden. Mitarbeitende können sich damit schnell und einfach ein- oder ausbuchen, ohne ihre Zeiten manuell eingeben zu müssen.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein Terminal?
Ein Terminal lohnt sich besonders für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden an einem Standort, zum Beispiel in Produktion, Lager, Werkstatt, Verwaltung, Pflege, Gastronomie oder Handwerk. Dadurch können Arbeitszeiten zentral, schnell und einheitlich erfasst werden.
Können App, Web und Terminal gleichzeitig genutzt werden?
Ja. timatra kann flexibel über App, Web und Terminal genutzt werden. Unternehmen können je nach Arbeitsplatz entscheiden, welcher Buchungsweg am besten passt. So können zum Beispiel Bürokräfte per Web buchen, mobile Mitarbeitende per App und Mitarbeitende in der Produktion am Terminal.
Können mehrere Standorte mit timatra abgebildet werden?
Ja. timatra kann auch für Unternehmen mit mehreren Standorten eingesetzt werden. Dadurch lassen sich Arbeitszeiten und Abwesenheiten zentral verwalten, auch wenn Mitarbeitende an unterschiedlichen Orten arbeiten.
Ist die Zeiterfassung per App auch für mobile Mitarbeitende geeignet?
Ja. Die App eignet sich für Mitarbeitende, die nicht dauerhaft an einem festen Arbeitsplatz arbeiten. Dazu gehören zum Beispiel Außendienst, Service, Handwerk, Baustellen, mobile Teams oder Mitarbeitende mit wechselnden Einsatzorten.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Buchung vergisst?
Vergessene oder fehlerhafte Buchungen können je nach Berechtigung und internem Prozess nachgetragen oder korrigiert werden. So bleiben Arbeitszeiten nachvollziehbar und können intern geprüft werden.
Unterstützt timatra verschiedene Arten der Zeiterfassung?
Ja. timatra unterstützt verschiedene Wege zur Zeiterfassung, damit Unternehmen die passende Lösung für ihre Abläufe wählen können. Möglich sind Buchungen per Web, App oder Terminal.
Funktionen und Module
Welche Funktionen bietet timatra?
timatra unterstützt Unternehmen bei der digitalen Zeiterfassung und bei HR-nahen Prozessen. Dazu gehören je nach Nutzung unter anderem Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Urlaubsplanung, Projektzeitbuchungen, Schichtplanung, Auswertungen und die digitale Verwaltung von Personaldaten.
Gibt es eine Urlaubsplanung?
Ja. Mit timatra können Urlaube und Abwesenheiten digital verwaltet werden. Mitarbeitende können Urlaubszeiten erfassen oder beantragen, während berechtigte Personen die Übersicht über geplante Abwesenheiten behalten.
Können Abwesenheiten verwaltet werden?
Ja. Neben Arbeitszeiten können auch Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder andere Fehlzeiten berücksichtigt werden. Dadurch erhalten Unternehmen eine bessere Übersicht über Anwesenheiten, Abwesenheiten und verfügbare Mitarbeitende.
Können Projektzeiten erfasst werden?
Ja. timatra kann auch für Projektzeitbuchungen genutzt werden. Dadurch lassen sich Arbeitszeiten bestimmten Projekten, Aufgaben oder internen Tätigkeiten zuordnen und später besser auswerten.
Gibt es eine Schichtplanung?
Ja. timatra kann Unternehmen bei der Planung und Verwaltung von Schichten unterstützen. Das ist besonders hilfreich für Betriebe mit wechselnden Arbeitszeiten, mehreren Teams oder unterschiedlichen Einsatzbereichen.
Bietet timatra eine digitale Personalakte?
Ja. timatra kann auch zur digitalen Verwaltung von Personaldaten genutzt werden. Dadurch lassen sich wichtige Informationen zentral organisieren und berechtigten Personen strukturiert bereitstellen.
Können Auswertungen und Berichte erstellt werden?
Ja. timatra ermöglicht Auswertungen zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten und weiteren relevanten Daten. Unternehmen erhalten dadurch eine bessere Grundlage für Verwaltung, Planung und interne Prüfungen.
Können Rollen und Berechtigungen vergeben werden?
Ja. Zugriffe können über Rollen und Berechtigungen gesteuert werden. So können Mitarbeitende, Führungskräfte und Administratoren unterschiedliche Ansichten und Rechte erhalten.“
Können Funktionen individuell kombiniert werden?
Ja. Unternehmen müssen nicht alle Funktionen gleichzeitig nutzen. timatra kann je nach Bedarf eingesetzt und erweitert werden, zum Beispiel zunächst für die Zeiterfassung und später zusätzlich für Urlaubsplanung, Projektzeiten oder Schichtplanung.
Eignet sich timatra für mehrere Abteilungen oder Teams?
Ja. timatra kann für verschiedene Teams, Abteilungen oder Standorte eingesetzt werden. Dadurch lassen sich Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Planungen zentral verwalten, ohne dass jede Abteilung mit eigenen Listen oder separaten Lösungen arbeiten muss.
Kann ich Daten und Arbeitszeiten exportieren?
Ja. Erfasste Arbeitszeiten und weitere Daten können aus timatra exportiert und für Auswertungen oder die Weiterverarbeitung genutzt werden. Für bestimmte Prozesse stehen CSV-basierte Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Individuelle Anforderungen an Datenexporte oder die Übergabe an andere Systeme können im Rahmen einer kundenspezifischen Erweiterung umgesetzt werden.
Welche Schnittstellen bietet timatra?
timatra unterstützt den Datenaustausch über verschiedene Exportmöglichkeiten und eine API. Standardmäßig vorkonfigurierte Direktanbindungen an bestimmte ERP-, Lohnabrechnungs- oder HR-Systeme sind derzeit nicht enthalten.
Individuelle Schnittstellen und automatisierte Datenübertragungen können auf Grundlage Ihrer technischen und fachlichen Anforderungen entwickelt werden.
Preise und Abrechnung
Was kostet timatra?
timatra ist als SaaS-Lösung ab 1,42 € pro Nutzer und Monat erhältlich. Der genaue Preis hängt von der Nutzeranzahl, der gewählten Zahlweise und optionalen Erweiterungen ab. Für Unternehmen mit eigener Infrastruktur ist auch eine On-Premise-Lösung auf Anfrage möglich.
Gibt es monatliche und jährliche Abrechnung?
Ja. timatra kann monatlich oder jährlich als SaaS-Lösung genutzt werden. Die monatliche Abrechnung bietet mehr Flexibilität, während die jährliche Abrechnung einen günstigeren Preis pro Nutzer ermöglicht.
Sind die Preise netto oder brutto?
Alle angegebenen Preise verstehen sich zzgl. 19 % MwSt. Für ein konkretes Angebot können Nutzeranzahl, gewünschte Module und zusätzliche Leistungen individuell berücksichtigt werden.
Kann ich die Kosten vorab berechnen?
Ja. Mit dem timatra Kostenrechner können Unternehmen Nutzeranzahl, Zahlweise und optionale Erweiterungen auswählen und eine erste Kostenschätzung erhalten.
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten?
Die Kosten hängen vor allem von der Anzahl der Nutzer, dem gewählten Abrechnungsmodell und optionalen Erweiterungen ab. Dazu können zum Beispiel Schichtplanung, Projektzeitbuchungen, digitale Personalakte, Terminal-Hardware, RFID-Reader, Einrichtung oder Schulung gehören.
Gibt es Zusatzkosten für Einrichtung oder Schulung?
Einrichtung und Schulung können je nach Bedarf zusätzlich angeboten werden. Das ist besonders sinnvoll, wenn timatra mit mehreren Standorten, Terminals, RFID-Readern oder individuellen Prozessen eingeführt werden soll.
Was kostet die On-Premise-Version?
Die On-Premise-Version wird individuell angeboten. Die Kosten hängen unter anderem von der technischen Umgebung, der gewünschten Installation, dem Einrichtungsaufwand und den benötigten Funktionen ab.
Kann timatra kostenlos getestet werden?
Ja. timatra kann 30 Tage kostenlos getestet werden. So können Unternehmen prüfen, ob die Software zu ihren Abläufen passt und welche Funktionen im Alltag benötigt werden.
SaaS und On-Premise
Was ist der Unterschied zwischen SaaS und On-Premise?
Bei der SaaS-Version wird timatra als Cloud-Lösung bereitgestellt und kann ohne eigene Serverinfrastruktur genutzt werden. Bei der On-Premise-Version wird timatra auf eigener oder individuell bereitgestellter Infrastruktur betrieben. Welche Variante besser passt, hängt von den technischen Anforderungen, internen Vorgaben und gewünschten Betriebsprozessen ab.
Für wen eignet sich die SaaS-Version?
Die SaaS-Version eignet sich für Unternehmen, die timatra schnell und ohne eigene Server betreiben möchten. Sie ist besonders sinnvoll, wenn die Zeiterfassung unkompliziert per Web, App oder Terminal genutzt werden soll und der technische Betrieb nicht intern übernommen werden soll.
Für wen eignet sich die On-Premise-Version?
Die On-Premise-Version eignet sich für Unternehmen mit besonderen Anforderungen an Infrastruktur, Datenhaltung oder interne IT-Prozesse. Sie kann sinnvoll sein, wenn Software bevorzugt auf eigenen Servern oder in einer individuell abgestimmten Umgebung betrieben werden soll.
Kann timatra auf eigenen Servern betrieben werden?
Ja. timatra kann als On-Premise-Lösung auf eigener oder individuell abgestimmter Infrastruktur betrieben werden. Die technischen Voraussetzungen und der Einrichtungsaufwand werden dabei vorab gemeinsam geprüft.
Welche technischen Voraussetzungen gibt es für On-Premise?
Die technischen Voraussetzungen hängen von der gewünschten Umgebung, Nutzeranzahl, den eingesetzten Modulen und möglichen Schnittstellen ab. Vor einer On-Premise-Einrichtung wird geprüft, welche Server-, Netzwerk- und Sicherheitsanforderungen berücksichtigt werden müssen.
Werden Updates bei SaaS und On-Premise unterschiedlich bereitgestellt?
Ja. Bei der SaaS-Version können Updates zentral bereitgestellt werden. Bei einer On-Premise-Lösung erfolgt die Aktualisierung abhängig von der vereinbarten technischen Umgebung und den internen Prozessen des Unternehmens.
Kann ich später von SaaS auf On-Premise wechseln?
Ein Wechsel kann grundsätzlich geprüft werden, hängt aber von der bestehenden Einrichtung, den genutzten Funktionen und der gewünschten Zielumgebung ab. Wenn ein Wechsel geplant ist, sollte dieser technisch vorbereitet und individuell abgestimmt werden.
Welche Variante ist für kleine und mittelständische Unternehmen sinnvoller?
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist die SaaS-Version der einfachere Einstieg, weil keine eigene Serverinfrastruktur benötigt wird. On-Premise kann sinnvoll sein, wenn besondere technische oder organisatorische Anforderungen bestehen.
Funktioniert die timatra App auch bei On-Premise?
Die mobile timatra App kann grundsätzlich auch in Verbindung mit einer On-Premise-Installation genutzt werden, sofern die technische Infrastruktur entsprechend eingerichtet und die timatra-Installation für die App erreichbar ist. Ob und wie die App eingesetzt werden kann, hängt daher von der jeweiligen Netzwerk- und Sicherheitskonfiguration des Unternehmens ab. Die technischen Voraussetzungen stimmen wir bei einer On-Premise-Einführung individuell mit Ihnen ab.
Datenschutz
Ist timatra DSGVO-konform nutzbar?
Ja. timatra kann DSGVO-konform genutzt werden, wenn die Software passend eingerichtet und die internen Datenschutzprozesse des Unternehmens berücksichtigt werden. Dazu gehören unter anderem klare Rollen und Berechtigungen, ein geregelter Zugriff auf personenbezogene Daten und eine passende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Werden personenbezogene Daten in timatra verarbeitet?
Ja. Für Zeiterfassung und HR-Prozesse werden personenbezogene Daten verarbeitet, zum Beispiel Mitarbeitendendaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder Berechtigungen. Der Zugriff auf diese Daten sollte nur für berechtigte Personen möglich sein.
Wo werden meine Daten bei der SaaS-Version gespeichert?
Bei der SaaS-Version von timatra werden die Daten auf Servern in Deutschland gespeichert. Dadurch bleiben die Daten innerhalb Deutschlands und werden nach den geltenden Datenschutzanforderungen verarbeitet. Unternehmen, die ihre Daten vollständig in der eigenen IT-Infrastruktur betreiben möchten, können timatra alternativ auch als On-Premise-Lösung einsetzen.
Einrichtung, Support und Schulung
Wie läuft die Einrichtung von timatra ab?
Die Einrichtung von timatra hängt vom gewünschten Umfang ab. Für den Start werden grundlegende Informationen wie Unternehmen, Mitarbeitende, Rollen und gewünschte Funktionen eingerichtet. Bei Bedarf können weitere Bereiche wie Terminals, RFID-Reader, Schichtplanung, Projektzeiten oder individuelle Abläufe gemeinsam abgestimmt werden.
Unterstützt timatra bei der Einführung?
Ja. Unternehmen können bei der Einführung von timatra unterstützt werden. Das ist besonders sinnvoll, wenn mehrere Standorte, viele Mitarbeitende, Terminals, besondere Rollenrechte oder individuelle Prozesse eingerichtet werden sollen.
Gibt es Schulungen für timatra?
Ja. Schulungen können bei Bedarf angeboten werden. Dabei können Mitarbeitende, Führungskräfte oder Administratoren gezielt in die Nutzung von timatra eingeführt werden.
Wie erreiche ich den Support?
Der timatra Support ist per E-Mail erreichbar. Dort können Fragen zur Nutzung, Einrichtung, technischen Abstimmung oder zu individuellen Anforderungen gestellt werden.
Gibt es persönlichen Support aus Deutschland?
Ja. timatra wird in Deutschland betreut. Unternehmen profitieren dadurch von deutschsprachiger Kommunikation, kurzen Abstimmungswegen und Ansprechpartnern, die Anforderungen deutscher Unternehmen kennen.
Kann timatra an individuelle Prozesse angepasst werden?
Ja. Je nach Anforderung kann geprüft werden, wie timatra an bestehende Prozesse im Unternehmen angepasst werden kann. Dazu gehören zum Beispiel Rollen, Berechtigungen, Arbeitszeitmodelle, Abwesenheitsarten, Projektzeiten oder betriebliche Abläufe.
Was passiert nach dem kostenlosen Test?
Nach dem kostenlosen Test können Unternehmen entscheiden, ob und in welchem Umfang sie timatra weiter nutzen möchten. Dabei können Nutzeranzahl, Zahlweise, benötigte Module und mögliche Zusatzleistungen individuell berücksichtigt werden.
Muss ich nach dem kostenlosen Test kündigen?
Nein. Der kostenlose Test von timatra endet nach 30 Tagen automatisch. Eine Kündigung ist nicht erforderlich und es entstehen keine automatischen Kosten. Wenn Sie timatra anschließend weiter nutzen möchten, können Sie sich für ein passendes Paket entscheiden.
Gibt es eine Dokumentation zu timatra?
Ja. In der timatra Dokumentation finden Sie weitere Informationen zur Nutzung, Einrichtung und häufigen Fragen rund um timatra.
Keine Kreditkarte erforderlich
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